Risparmiare sulle stampanti aziendali? Si può
Come faccio a saperlo? Me lo ha insegnato l’esperienza, il mio lavoro.
Da oltre 10 anni mi occupo di consulenza e formazione aziendale per Unoprint: aiuto imprenditori come te a ottimizzare i processi di stampa e gestione documentale, facendo risparmiare tempo e denaro. Sono numerosi i professionisti e le aziende che, grazie all’esperienza di Unoprint, oggi spendono fino al 35% in meno sui costi di stampa complessivi, destinando il budget così risparmiato a progetti ben più ambiziosi e remunerativi.
Risparmiare è facile: la vera difficoltà è cambiare prospettiva, superare gli ostacoli derivanti dalla disinformazione e dall’abitudine: veri e propri pregiudizi che impediscono alle aziende di ridurre gli sprechi, soprattutto in questo periodo di crisi economica.
Ecco perché ho deciso di mettere la mia esperienza a tua disposizione per aiutarti a gestire nel modo giusto i processi di stampa. Sfatiamo subito i miti più comuni.
1. Sono abituato al Costo Copia: non mi interessano altri modelli
Molte PMI hanno già avuto esperienze di noleggio del parco stampanti con Contratto a Costo Copia: formula che prevede un servizio all-inclusive comprensivo di periferica, ricambi, assistenza tecnica e manutenzione. Il cliente sa quanto paga al mese (il canone mensile è fisso, a forfait, qualunque sia il quantitativo di stampa) e, in caso di eccedenze, paga la differenza. Se stampa di meno, invece, paga comunque il canone come stabilito inizialmente.
Con questo modello si paga in relazione alle pagine stampate o alle previsioni di stampa, più che ai consumi effettivi.
Il cliente pensa così di avere un certo controllo sulla spesa, riducendo al minimo gli imprevisti. Con altre formule invece, invece, “non si capisce bene quanto si spende”.
In realtà, è il contrario.
Con la modalità di fatturazione Level Pay del Servizio Payper Use di Unoprint il cliente paga sì forfait, ma proporzionale solo quanto realmente consumato, esattamente come se acquistasse i materiali di consumo in base alle necessità. In caso di stampa di una pagina con una parola a colori, ad esempio, il cliente non paga l’intera pagina a colori, ma solo la quantità di toner utilizzata per stampare quella parola a colori.
Come viene calcolato quindi il canone mensile?
Grazie all’utilizzo di software di analisi avanzati, Unoprint è in grado di misurare l’attività di stampa media del cliente durante l’anno, così da prevedere il consumo per l’anno successivo e calcolare la rata mensile corrispondente.
Rata mensile che include (di standard o opzionale):
– noleggio della stampante o parco stampanti (sempre modelli di ultima generazione)
– supporto telefonico e assistenza tecnica in loco
– manutenzione hardware
– riordino toner automatico
Il pagamento del canone non è calcolato su un numero ipotetico di copie, ma si basa sui materiali di consumo (toner e cartucce) effettivamente utilizzati nel periodo. Ecco perché, in caso di stampa superiore al previsto, i materiali di consumo vengono addebitati al cliente alle condizioni agevolate stabilite dal contratto. Mentre, in caso di sottoconsumo, l’importo in eccedenza viene restituito (il cliente ha cioè un credito di toner che può utilizzare l’anno successivo o a scelta di vedersi liquidato).
Inoltre, il contratto è flessibile: ogni anno il canone può essere aggiornato e ricalibrato in relazione ai consumi effettivi, in modo da garantire un perfetto parallelismo tra costi di stampa ed esigenze aziendali.
2. Non voglio fare un contratto di fornitura, mi sento vincolato. Preferisco acquistare i consumabili quando ne ho bisogno.
Unoprint prevede un contratto dalla durata minima di almeno 12 mesi. Perché? Facile, per consentire al cliente di risparmiare e rendere il contratto più flessibile sulla base delle sue esigenze.
Con l’attivazione di un contratto Unoprint il cliente si assicura le migliori condizioni per tutta la durata del contratto, dai 12 ai 60 mesi.
Il noleggio delle stampanti e il consumo di toner ha un costo più basso se distribuito nell’arco di tempo: solo così Unoprint può offrire prezzi altamente competitivi.
Con la formula a contratto il prezzo del toner rimane bloccato. Se acquistassi i toner al momento della necessità, rischieresti di pagarli di volta in volta ad un prezzo diverso, a seconda delle oscillazioni del mercato.
3. Non uso cartucce originali, uso quelle compatibili: costano meno
Molti studi professionali e PMI acquistano cartucce compatibili nella convinzione di risparmiare.
Sarà vero? No, purtroppo.
Le cartucce compatibili costano sicuramente meno di quelle originali, ma non hanno la medesima resa. Sul lungo periodo, quindi, il risparmio è solo un’illusione.
In primo luogo, le cartucce compatibili durano molto meno delle originali. In secondo luogo, spesso perdono inchiostro e rischiano quindi di macchiare mani, vestiti e gli stessi fogli (che sicuramente richiederanno una ristampa, rischiando di raddoppiare i costi di stampa). Per non parlare dell’inconveniente pratico di far perdere tempo te (e ai tuoi clienti), come nel caso di un evento o di un meeting importante.
Sul lungo periodo inoltre, le cartucce compatibili rischiano di compromettere il corretto funzionamento della stampante: non solo in caso di inceppamento e blocco della stampante (a seguito di mancato riconoscimento della cartuccia), ma anche di danno irreparabile. Alcune stampanti arrivano a costare anche 15,000 €: vale veramente la pena perdere un investimento di questo tipo per risparmiare pochi euro?
I toner compatibili, infine, non sono certificati contro il rischio chimico derivante dall’esposizione alle polveri: potrebbero quindi danneggiare la salute dei tuoi dipendenti oppure renderne difficile lo smaltimento. Cosa succederebbe se la tua azienda venisse coinvolta in una causa legale per l’uso di toner non certificati o per lo smaltimento non corretto dei toner esausti (considerati rifiuti speciali da stampa informatica e, in quanto tali, pericolosi)?
Queste sono solo alcune delle paure più comuni, quando si parla di risparmiare sulle stampanti aziendali. Ridurre gli sprechi si può. Ottimizzare i processi di stampa è facile: basta rivolgersi alle persone giuste.
I consulenti Unoprint sono professionisti competenti e costantemente aggiornati. Per informazioni e consigli su come iniziare subito a risparmiare o per ricevere un progetto personalizzato, contattaci subito.