Al giorno d’oggi, la gestione documentale ha fatto passi da gigante.
Grazie alle tecnologie più avanzate, la carta sembra quasi superflua! Ogni ora, ogni minuto, milioni e milioni di testi, grafici e immagini vengono scannerizzati e altrettanti nascono in formato digitale. E il backup? E’ online, su Dropbox, Google o in veri e propri servizi di Backup in Cloud professionale. Comodo, sicuro, veloce.
L’archiviazione cartacea, oltre che fisicamente ingombrante, è diventata costosa (basti pensare ai costi di stampa, al consumo di carta, allo spreco di spazio riservato a scaffalature e portadocumenti) e poco affidabile (i documenti sono davvero al sicuro in caso di terremoto, incendio o semplici infiltrazioni di umidità?). Per molti, addirittura, è antiquata, obsoleta.
Questo però non vale per te, che non hai scelta.
Se sei un notaio, un avvocato o un istituto di credito sai bene che non puoi permetterti il lusso di rinchiudere tutte le tue scartoffie in cantina e buttare via la chiave.
Se sei un notaio, ad esempio, ci sono casi in cui conservare un archivio cartaceo non è solo utile e pratico, ma obbligatorio, per legge.
Si tratta dei documenti legali e finanziari: in questo caso, è la legge stessa ad imporre ai professionisti di prediligere la forma cartacea e di averne cura per un certo periodo di tempo, a pena di sanzioni anche gravi.
Da qui la necessità che i documenti non vadano distrutti o diventino illeggibili con il passare degli anni. Perché ciò accada non occorre solo un sistema di archiviazione sicuro: è fondamentale che i documenti stessi abbiano le qualità necessarie per potersi conservare inalterati.
Lo sai che esistono stampanti con certificazione di indelebilità?
Luce, umidità, acqua: sono solo alcune delle innumerevoli sfide a cui viene sottoposta ogni giorno la carta, compromettendo la leggibilità dei testi e il riconoscimento delle immagini. Cosa molto importante nel tuo lavoro. Come faresti altrimenti a esibire all’agenzia delle entrate una dichiarazione dei redditi il cui inchiostro è sbiadito dopo anni in fondo a un cassetto?
La certificazione di indelebilità di una stampante: cos’è e come ottenerla
La certezza della resistenza nel tempo di un documento è una tutela per il professionista: solo così saprà di ottemperare alla lettera gli obblighi di legge e di poter esibire la documentazione necessaria in caso di ispezioni o controlli da parte delle autorità.
Ma cosa può trasmettere tale durevolezza a un documento?
La stampa, l’inchiostro.
Esistono stampanti in grado di garantire la resistenza e inalterabilità nel tempo dei documenti prodotti. Documenti in grado di superare con successo i c.d. test di indelebilità.
La capacità di un toner di garantire effettivamente durabilità, resistenza e inalterabilità delle stampe è testata sottoponendolo a una serie di prove di laboratorio. I documenti da esso prodotti vengono cioè trattati chimicamente con sostanze ossidanti e aggressive (acqua distillata, acqua ossigenata, acido cloridrico, solventi organici, scolorina), esposti a radiazioni luminose (luce naturale e artificiale, raggi ultravioletti) e a diverse prove di cancellatura con gomme di durezza progressiva.
Perché l’esito delle prove sia positivo, occorre che le stampe, nonostante le sfide a cui sono sottoposte, conservino inalterate le loro qualità, dimostrando:
- Resistenza alla luce
- Resistenza all’acqua
- Resistenza al calore
- Resistenza all’usura
- Resistenza alla cancellazione
- Stabilità e intensità del colore
Il Certificato di Indelebilità è il documento che attesta ufficialmente il superamento di tutti i severi test di indelebilità previsti dalla legge. A rilasciarlo è l’S.S.C.C.P(Stazione Sperimentale Carta, Cartoni e Paste per Carta):l’ente pubblico economico deputato alla ricerca scientifica applicata al settore cartario e cartotecnico.
La soluzione di Unoprint: toner e inchiostri HP
Se sei un notaio, un avvocato o istituto di credito e hai scelto le soluzioni di stampa HP fornite da Unoprint, hai fatto la scelta giusta.
I toner e gli inchiostri HP hanno superato con successo i Test Inchiostri OJ ProX ed OJ Enterprise per Indelebilità ad uso notarile: sono cioè in grado di produrre documenti indelebili in grado di durare nel tempo.
Le certificazioni ottenute dai dispositivi multifunzione e stampanti HP attestano l’affidabilità, resistenza e inalterabilità dei documenti prodotti secondo la normativa italiana stabilita dal D.P.C.M. 03-08-1962. Una garanzia per tutti i professionisti soggetti per legge ad obblighi di registrazione e conservazione.
La tecnologia HP rende inoltre l’archiviazione semplice e veloce, facendo risparmiare ai professionisti notevoli quantità di tempo e denaro. Basta pensare alla stampante multifunzione HP Pagewide, studiata per rispondere alle esigenze di notai e studi legali. Contattando gli esperti di Unoprint, avrai modo di conoscere le principali caratteristiche di questo modello, a partire dal software di archiviazione (che consente di ricercare e catalogare i documenti in stampa, archiviandoli direttamente sul computer), alla possibilità di integrazione con il gestionale aziendale (si pensi ad es. alla Suite Notaro) alla garanzia di indelebilità del toner (pari a 10 anni).
Se cerchi dispositivi moderni e performanti, stampanti con certificazione di indelebilità del toner e garanzia di qualità, scopri la stampante multifunzione HP Pagewide e inizia subito a risparmiare sui costi di stampa.