In uno studio commercialista ci sono sempre: la praticante che fotocopia decine di atti e documenti, giusto per essere sicura di non aver dimenticato nulla; il collega che ha male agli occhi e preferisce sottolineare tutto a penna ogni aggiornamento normativo che trova online (utilizzando a tal fine il piccolo dispositivo che custodisce gelosamente sulla sua scrivania); la segretaria, che stampa ogni singola revisione delle sue lettere, fino a quando non si convince che sono perfette e consegnabili al cliente.
Intravedete dei possibili sprechi? Certamente.
Se vi riconoscete in questo scenario, sappiate però che c’è una buona notizia: questi sprechi possono essere ridotti (o evitati del tutto). Basta solo adottare la giusta strategia.
Print management: come risparmiare sui costi di stampa
Si chiama strategia di Print Management e ha come obiettivo la riduzione dei costi di stampa attraverso l’analisi approfondita dei processi di stampa aziendali e l’acquisizione di una maggiore consapevolezza dei consumi (che devono essere ottimizzati) e degli sprechi (che devono essere evitati).
Per farlo, occorre effettuare un’analisi delle reali necessità aziendali: ovvero, capire chi stampa e cosa, attraverso quali dispositivi, con quale frequenza e per quale scopo…per poi individuare i dispositivi più adatti all’azienda e tagliare i costi superflui.
Per cominciare, occorre porsi le seguenti domande: di quali (e quante) periferiche ha effettivamente bisogno l’azienda? E’ necessario stampare a colori? Se si, in quali reparti? La qualità di stampa è fondamentale? (per l’ufficio marketing, probabilmente si; per la segreteria, non particolarmente). La particolare velocità di stampa è utile in relazione al tipo di attività svolta dall’ufficio? La possibilità di stampare in A3 è prevista, ma qualcuno ne ha mai approfittato? La stampante multifunzione è veramente necessaria? Le cartucce utilizzate hanno un buon rapporto qualità-prezzo?
Monitoraggio e controllo centralizzato delle attività di stampa
Lo sapevate dell’esistenza di software di monitoraggio e controllo centralizzato delle attività di stampa che permettono ai responsabili IT di avere statistiche dettagliate di utilizzo e consumo delle stampanti? Una volta individuate le esigenze aziendali, infatti, occorre raccogliere e analizzare i dati relativi all’utilizzo quotidiano dei dispositivi aziendali.
Solo così si può sviluppare la giusta strategia di ottimizzazione.
Pensate al collega che manda in stampa qualunque cosa, anche decine e decine di pagine, per leggerle meglio in formato cartaceo…usando magari la stampante individuale, a colori, senza preoccuparsi di scegliere invece la periferica più adatta (quella dipartimentale, idonea a volumi di stampa più corposi, in bianco e nero).
Sicuramente, la spesa in toner e cartucce generata da un tale comportamento sarà superiore, in proporzione, a quella generata dal resto dell’ufficio.
Se si potesse inibire la stampa a dispositivi individuali per quantitativi di stampa più consistenti o usare solo dispositivi condivisi..non sarebbe più efficiente?
Soluzioni software per il controllo dell’attività di stampa
Il passo successivo per comprendere come risparmiare sui costi di stampa consiste nell’adozione di software avanzati in grado di gestire al meglio i device e definire le giuste regole di stampa.
Esistono infatti soluzioni software che consentono il ritiro delle stampe solo previa autenticazione utente, di forzare la stampa di documenti più corposi su dispositivi specializzati su volumi elevati o ancora inibire la stampa a colori di default o addirittura bloccare l’uso di stampanti individuali (in favore di quelle condivise). Una funzione che spesso consente di ridurre gli sprechi fino al 35% è quella di far conservare alla stampante più versioni di un progetto – nel caso ne esistano diverse, anche di errate – limitando la stampa alla versione definitiva.
Senza dimenticare l’analisi del prezzo di cartucce o toner di ricambio: spesso infatti le stampanti più economiche si rivelano un affare solo in apparenza, perché le loro cartucce o i loro toner di ricambio costano quasi quanto la stampante stessa. Occorre invece scegliere consumabili adeguate al tipo di stampanti utilizzate e in grado di massimizzare la resa, minimizzando i costi.
Cosa può fare per te Unoprint
Da oltre trent’anni la Sistemi Torino, in particolare con la divisione Unoprint, aiuta aziende e professionisti a risparmiare sui costi di stampa, attraverso l’ottimizzazione dei consumi, la riduzione degli sprechi e la promozione della sostenibilità ambientale.
Unoprint ti guida in questo processo di analisi delle esigenze aziendali e di ottimizzazione degli ambienti di stampa: insieme ai consulenti di Unoprint potrai scegliere le periferiche più adatte alla tua attività, rinnovare i dispositivi più obsoleti e capire come scegliere una stampante, studiare le soluzioni software più avanzate che ti permetteranno di avere un maggiore controllo sulle attività di stampa.
Gli esperti Unoprint sono infine a tua disposizione per guidare la tua azienda nella stima dei consumi toner nell’anno in corso e per poter, su questi dati, strutturare un eventuale contratto di fornitura Pay per use Level Pay: servizio che si basa sul consumo effettivo e che, in caso di sottoconsumo, prevede la restituzione dell’importo in eccedenza.